Persondatapolitik - Generel

Persondatapolitik for behandling af gæste-, kunde- og leverandøroplysninger

BC Hospitality Group A/S koncernen, værende følgende selskaber:
BC Hospitality Group A/S, CVR nr. 37 93 98 38, samt Crowne Plaza Copenhagen Towers A/S, CVR nr. 30 54 80 43, og følgende hoteller: Copenhagen Marriott og AC Bella Sky Copenhagen By Marriott.

1. Dataansvarlig
BC Hospitality Group A/S er dataansvarlig.
BC Hospitality Group A/S kontaktoplysninger er:
INFO@BCHG.dk, Center Boulevard 5, 2300 København S
Att: Group Director of Marketing Morten Jensen.

BC Hospitality Group A/S håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning. BC Hospitality Group A/S indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg - af forskellige serviceydelser og produkter.

Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af BC Hospitality Group A/S’ serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til BC Hospitality Group A/S, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af BC Hospitality Group A/S.

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til BC Hospitality Group A/S afgiver til BC Hospitality Group A/S i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med BC Hospitality Group A/S.

2. BC Hospitality Group A/S indsamling af personoplysninger
Personoplysninger indsamles af BC Hospitality Group A/S på følgende vis:

• Når en gæst/kunde – eller en repræsentant for denne - vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af BC Hospitality Group A/S serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til BC Hospitality Group A/S.
• Fra B2B marked.
• Gennem browser cookies og web beacons.
• I forbindelse med brug af BC Hospitality Group A/S digitale ydelser.
• Ved deltagelse i BC Hospitality Group A/S kunde/loyalitetsprogrammer og ved abonnement på BC Hospitality Group A/S’ nyhedsbrev.
• Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.
• Via video- og tv-overvågning.
• Når leverandører indgår aftaler med BC Hospitality Group A/S eller afgiver tilbud til BC Hospitality Group A/S.
Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

Videoovervågning der, er opsat ved vores ind-/udgange, ved kassebetjening samt ved særligt værdifuldt inventar, sker som led i kriminalitetsforebyggelse og fungerer derudover som et tryghedsskabende tiltag for medarbejdere og gæster.

3. Oplysninger som BC Hospitality Group A/S indsamler
BC Hospitality Group A/S indsamler følgende personoplysninger:

• Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke-personfølsomme oplysninger.
• Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold.
• Demografiske oplysninger.
• Købshistorik herunder også brugen af BC Hospitality Group A/S apps og/eller andre digitale serviceydelser.
• Brugen af BC Hospitality Group A/S’ kunde/loyalitetsprogrammer.
• Oplysninger fra BC Hospitality Group A/S’ kundeundersøgelser.
• Oplysninger fra eventuelle afholdte konkurrencer
• Oplysninger fra BC Hospitality Group A/S’ sociale medier og andre digitale platforme tilhørende BC Hospitality Group A/S.
• Browserinformationer.
• Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner.
• Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.
En gæst/kunde leverandør kan frivilligt og efter eget valg give BC Hospitality Group A/S’ yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for BC Hospitality Group A/S’ betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:

• Handicap
• Allergi
• Særlige fødevarepræferencer
• Andre helbreds- eller medicinoplysninger
Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter BC Hospitality Group A/S dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.

Udover de oplysninger som BC Hospitality Group A/S modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil BC Hospitality Group A/S i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som BC Hospitality Group A/S har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.

Hvor dette er tilfældet er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om BC Hospitality Group A/S’ vilkår og betingelser samt BC Hospitality Group A/S persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.

4. Betaling med betalingskort
BC Hospitality Group A/S anvender DIBS www.dibs.dk (Nets), samt 3Payments til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort. DIBS samt 3Payments og BC Hospitality Group A/S er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk).

Ved bestillinger og bookinger gemmer BC Hospitality Group A/S de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet, i indtil 2 år, hvorefter oplysningerne slettes.

Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender sig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen.

5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?
BC Hospitality Group A/S indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning eller køb/salg af produkter eller ydelser. Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger BC Hospitality Group A/S indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

• Behandling af gæsters/kunders booking og køb af BC Hospitality Group A/S serviceydelser.
• Behandling af leverandørers tilbud om samt salg af produkter og ydelser
• Kontakt til gæsten/kunden før, under eller efter dennes ophold.
• Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.
• Forbedring og udvikling af BC Hospitality Group A/S’ serviceydelser.
• Tilpasning af BC Hospitality Group A/S markedsføring og øvrige kommunikation.
• Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse
• Tilpasning af BC Hospitality Group A/S’ samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.
• Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til BC Hospitality Group A/S, herunder eventuel deltagelse i BC Hospitality Group A/S’ kunde/loyalitetsprogram.
• Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen.

6. Hjemmel - det juridiske grundlag - for behandlingen
BC Hospitality Group A/S vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med BC Hospitality Group A/S, som en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.

Yderligere vil BC Hospitality Group A/S behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.
I nogle tilfælde vil BC Hospitality Group A/S’ behandling af personoplysninger finde sted som led i, at BC Hospitality Group A/S forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.

En sådan legitim interesse kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos BC Hospitality Group A/S og kvaliteten af BC Hospitality Group A/S’ serviceydelser og produkter.

Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos BC Hospitality Group A/S oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender BC Hospitality Group A/S alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, helbred etc.

I nogle situationer modtager BC Hospitality Group A/S personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om BC Hospitality Group A/S’ vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

BC Hospitality Group A/S er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højst to år.

7. Den registreredes rettigheder
Efter reglerne i persondataforordningen har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder.

• En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger BC Hospitality Group A/S behandler om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som BC Hospitality Group A/S har om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysninger, som BC Hospitality Group A/S har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som BC Hospitality Group A/S ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at BC Hospitality Group A/S ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.

Hvis nogle af de oplysninger, som BC Hospitality Group A/S har om den registrerede, er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af BC Hospitality Group A/S. Dette gælder ikke for oplysninger, som BC Hospitality Group A/S er lovmæssigt forpligtede til at gemme, jf. afsnit ovenfor.

Muligheden for at trække anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede BC Hospitality Group A/S om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som BC Hospitality Group A/S er i besiddelse af.
En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

Den registrerede kan også kontakte BC Hospitality Group A/S, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med BC Hospitality Group A/S
Skriftlig anmodning sendes til BC Hospitality Group A/S, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1
BC Hospitality Group A/S vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil BC Hospitality Group A/S vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og BC Hospitality Group A/S vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

BC Hospitality Group A/S tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse, som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system), som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger eller i andre situationer, hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

Sikkerhed og deling af personoplysninger
BC Hospitality Group A/S beskytter den registreredes personoplysninger og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kun de personer/ansatte hos BC Hospitality Group A/S, der i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger, har adgang hertil. BC Hospitality Group A/S kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.

BC Hospitality Group A/S tager løbende backup de registrerede personoplysninger.I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil BC Hospitality Group A/S underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt
BC Hospitality Group A/S sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

BC Hospitality Group A/S benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.BC Hospitality Group A/S indgår løbende databehandleraftaler med alle BC Hospitality Group A/S’ leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt angår de registreredes personoplysninger.

For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster og kunders behov deler BC Hospitality Group A/S udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører såsom restauranter, hoteller, etc. Dette sker enten ved overbooking på hotellerne eller f.eks. på gæstens anmodning om booking af en restaurant.

BC Hospitality Group A/S deler og videregiver endvidere de registreredes personoplysninger internt i koncernen, herunder til søstervirksomheder. Formålet med denne deling er, at kunne give gæsten/kunden den bedste betjening og service, uanset hvilket hotel eller hvilken afdeling i BC Hospitality Group A/S koncernen gæsten/kunden benytter sig af.

BC Hospitality Group A/S er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.

BC Hospitality Group A/S sletter dine personoplysninger, når BC Hospitality Group A/S’ lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede. Som hovedregel gemmes finansielle data i 5 år og øvrige data i 2 år fra sidste besøg.

10. Cookies
BC Hospitality Group A/S anvender cookies. En cookie er en lille tekstfil, som browseren lægger på din pc. Den er ikke et program og kan ikke indeholde virus.
Vi bruger cookies til:
Personlige indstillinger og hjemmesidens funktionalitet: Fx i en kontakt-formular. Næste gang du udfylder formularen, gør cookien det nemmere for dig ved fx at foreslå dit navn, adresse eller mail-adresse, når du begynder at taste. Vi kan ikke se denne cookie.

Simpel statistik: Så vi kan forbedre hjemmesiden. Disse cookies fortæller os, hvilke sider der bliver besøgt mest, om din computer har besøgt os før (ud fra IP-adressen), hvilken browser og skærmopløsning, du bruger etc.

Målrettet markedsføring: At vise annoncer ud fra din adfærd på vores og andres hjemmesider.
I visse tilfælde, hvor du er logget ind med din email, kan der forekomme tracking af din adfærd på tværs af BC Hospitality Group’s hjemmesider.

Ved klik på funktioner, der navigerer til andre websites (f.eks. sociale medier) har BC Hospitality Group ikke ansvar for eller kontrol over, hvilke cookies, der anvendes.
I din browser kan du slette cookies, blokere for dem eller browseren kan bede om din accept. Se hvordan i de forskellige browsere på http://minecookies.org/


11. Klage
Klage over BC Hospitality Group A/S behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, BORGERGADE 28, 5, 1300 KØBENHAVN K, TELEFON 3319 3200 - E-MAIL dt@datatilsynet.dk

12. Opdatering
Dette dokument vil løbende blive opdateret.